GOBD & RECHNUNGEN

Allgemein

Microsoft Office mit seinen Programmen Word, Excel oder PowerPoint gehört zum Inbegriff der elektronischen Datenverarbeitung. Die Programme sind aus den Büros von Unternehmen aller Größen nicht mehr wegzudenken. Insbesondere Word und Excel eignen sich für vielfältige Aufgaben im Büroalltag, wie zum Beispiel zur Rechnungsstellung. Allerdings müssen Unternehmer einige wichtige Aspekte beachten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und im Sinne der GoBD zu handeln.

Mit der Einführung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gibt es allerdings Einschränkungen in der Nutzung. Alle Belege, Dokumente und Buchungsvorgänge müssen ab dem 01.01.2015 geprüft werden, ob sie den Vorgaben der GoBD entsprechen.

Rechnungsstellung nach GOBD

Die Rechnungsstellung mit Word und Excel ist im Normalfall nicht GoBD-konform. Eine GoBD-konforme Arbeitsweise umfasst den Einsatz von Software gemäß GoBD, eine revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation. Eine revisionssichere Archivierung bedeutet, dass ein einmal gespeichertes Dokument nicht mehr verän[1]dert oder gelöscht werden darf. Wird das doch gemacht, müssen diese Veränderungen dokumentiert werden, damit sie der Betriebsprüfer einsehen kann. Der Unternehmer muss alle Prozesse dokumentieren,  in denen gebucht wird oder aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige  Dokumente erstellt werden. Tut er das nicht, kann der Prüfer bei einer Betriebsprüfung die Buchführung verwerfen und Zuschätzungen vornehmen.

GOBD Richtlinien

Papierbelege sind per Hand oder Schreibmaschine erstellte Belege. Aber auch mit einem Textverarbeitungsprogramm (z.B. MS Word) oder einer Tabellenkalkulation (z.B. MS Excel) erstellte Rechnungen gelten als Papierbelege, wenn nach dem Ausdruck das Dokument nicht gespeichert wird. Die verwendete Maske oder Dokumentenvorlage muss mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben werden.

Als elektronische Belege gelten mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellte Rechnungen, die gedruckt und separat abgespeichert werden oder wenn die Rechnungserstellung im Datenverarbeitungssystem mit Druck und Archivierung erfolgt.

Wenn Sie bereits eine Buchhaltungssoftware im Einsatz haben, können Sie anhand der folgenden Kriterien selbst testen, ob sie den GoBD-Richtlinien entspricht. Das muss die Software können: Sichere Aufbewahrung, Unveränderbarkeit, Unverlierbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Auffindbarkeit, Zeitgerechte Erfassung, Zeitgerechte Buchung, Tägliche Kassenführung, Jederzeitige Kassensturzfähigkeit, Maschinelle Auswertbarkeit, Datenzugriff der Finanzbehörde, Internes Kontrollsystem, Verfahrensdokumentation.