Steuerberater und Mitarbeiter

Digitalisierung von Papierdokumenten – Ersetzendes Scannen
Elektronische Rechnungen in der Praxis

Das Thema Scannen ist seit Jahrzehnten bereits der Einstieg zur Digitalisierung in Unternehmen aller Größenklassen. In diesem Bereich lassen sich in kürzester Zeit riesige Einsparpotentiale erzielen.
Laut einer Studie löst eine einzige Seite Papier über eine Aufbewahrungsfrist von 20 Jahren Verwaltungs- und Organisationskosten in Höhe von 90 Cent pro Blatt Papier aus. Kein Wunder also, dass die Einführung von digitalen Akten einer der ersten Schritte zu Beginn der Digitalisierung in vielen Firmen darstellt. Dieses Vorhaben hatte an Dringlichkeit nochmals zugenommen mit der stetigen Weiterentwicklung im Bereich der Smartphones.

Seit über entsprechende "Scanner-Apps" die Möglichkeit besteht, Belege komfortabel abzulichten und medienbruchfrei (etwa via spezieller App) an das Unternehmen zu übermitteln, stellten sich Firmen zunehmend Fragen der steuerlichen und insbesondere umsatzsteuerlichen Anerkennung der zugrunde liegenden, auf diese Art und Weise erzeugten elektronischen Belege:
• Darf ich wirklich nach dem Scannen alle Originaldokumente vernichten?
• Müssen Reisekostenbelege die durch Mitarbeiter mobil gescannt worden sind, gar nicht mehr als Original ins Unternehmen gelangen?
• Welche Handlungshilfen unterstützen mich bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation?
• Welche steuerlichen Vorgaben gibt es beim mobilen Scannen mit Scanner-Apps?
• Ausführliche fundierte Antworten auf diese Fragen erhalten Sie in diesem Seminar

SEMINARINHALT u.a.:
1. Rechtliche Voraussetzungen aus den neuen GoBD
2. Vernichten der eingescannten Original-Papierdokumente
3. Keine Vernichtung folgender Originaldokumente erlaubt
4. Vernichtung der Originale aus steuerlicher Sicht und der ZPO
5. Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen (BSI TR R / ESISCAN)
6. Muster-Verfahrensdokumentation
7. Mobiles Scannen
8. Beispiele Anbieter mobile Scanner-Apps
9. Steuerliche Vorgaben mobiles Scannen

Dieses Seminar ist Bestandteil der Online-Reihe "Elektronische Rechnungen in der Praxis"

>> 01.10.2025: Tipps bei der praktischen Arbeit mit der E-Rechnung
>> 08.10.2025: Die E-Rechnung (XRechnung) an die öffentlichen Verwaltung
>> 29.10.2025: Die E-Rechnung für ganz Deutschland - ZUGFeRD
>> 05.11.2025: Besonderheiten beim Arbeiten mit elektronischen Unterlagen – Fördermöglichkeiten E-Rechnung